Siarter gwybodaeth bersonol

Mae'r siarter hon yn amlinellu eich hawliau diogelu data a sut mae Cofrestrfa Tir EF yn casglu, cadw, defnyddio a diogelu eich gwybodaeth bersonol.

Ein rhwymedigaethau diogelu data

Mae Cofrestrfa Tir EF (CTEF) yn prosesu gwybodaeth bersonol yn gyfreithlon ac yn ddiogel yn unol â Deddf Diogelu Data 2018 a GDPR y DU. Mae CTEF yn gwerthfawrogi eich preifatrwydd ac yn cydymffurfio â chyfreithiau diogelu data. Byddwn yn rhannu eich gwybodaeth dim ond pan fydd yn angenrheidiol ac wedi ei gyfiawnhau’n gyfreithiol, fel yr amlinellir yn y siarter hon.

CTEF yw’r rheolydd data sy’n gyfrifol am benderfynu pa wybodaeth bersonol a gesglir a sut y caiff ei defnyddio. Yn y siarter hon, mae ‘gwybodaeth bersonol’ yn golygu ‘data personol’ fel y’i diffinnir gan gyfreithiau diogelu data.

Fel y rheolydd data, byddwn yn:

  • prosesu eich gwybodaeth bersonol yn unol ag egwyddorion diogelu data
  • rhoi gwybod ichi am eich hawliau a’ch helpu i’w harfer
  • gweithredu mesurau diogelwch i ddiogelu eich gwybodaeth
  • penodi proseswyr data sy’n bodloni safonau GDPR y DU
  • darparu rhybudd preifatrwydd manwl pan fydd yn angenrheidiol
  • sicrhau y gallwch gysylltu â ni gydag unrhyw gwestiynau neu bryderon diogelu data

Sut rydym yn cadw eich gwybodaeth yn ddiogel

Bydd CTEF yn:

  • blaenoriaethu eich preifatrwydd ac yn cydymffurfio â chyfreithiau diogelu data
  • gweithredu mesurau i ddiogelu data personol rhag mynediad heb ei awdurdodi, rhag cael ei golli, ei ddinistrio neu ei ddifrodi
  • adolygu ein harferion diogelwch yn rheolaidd i sicrhau eu bod yn bodloni safonau’r llywodraeth ac arferion gorau’r diwydiant
  • sicrhau bod ein staff yn cael hyfforddiant rheolaidd ar ddiogelu data
  • ystyried risgiau preifatrwydd wrth gyflwyno technolegau, polisïau neu brosesau newydd

Ein Swyddog Diogelu Data

Mae ein Swyddog Diogelu Data yn darparu cyngor annibynnol ac yn monitro defnydd Cofrestrfa Tir EF o wybodaeth bersonol.

Mae ei fanylion cysylltu fel a ganlyn:

Data Protection Officer
Trafalgar House
1 Bedford Park
Croydon
CR0 2AQ

Ebost: dataprotection@landregistry.gov.uk

Ein gwasanaethau statudol

Mae gan CTEF gyfrifoldeb statudol am gynnal cofrestr teitl Cymru a Lloegr, yn unol â Deddf Cofrestru Tir 2002 a Rheolau Cofrestru Tir 2003. Rydym hefyd yn gyfrifol, o dan ddeddfwriaeth arall, am gynnal cofrestri a chronfeydd data statudol eraill.

Mae adran 66 o Ddeddf Cofrestru Tir 2002 yn caniatáu mynediad cyhoeddus (yn amodol ar rai eithriadau) i’r gofrestr teitl a dogfennau cysylltiedig, gan gynnwys gwybodaeth bersonol. Mae hyn yn helpu i sefydlu a diogelu hawliau perchnogaeth tir.

Mae gwybodaeth o’r gofrestr yn cynnwys manylion personol megis enwau a chyfeiriadau perchnogion cofrestredig ac eraill a grybwyllir mewn ceisiadau a dogfennau. Darllenwch ragor am sut i gael gwybodaeth gan Gofrestrfa Tir EF.

I gael rhagor o fanylion am ein gwasanaethau statudol, gweler ein cyfarwyddiadau ymarfer.

Ein gwasanaethau anstatudol

Rydym yn cynnig gwasanaethau ychwanegol i unigolion a chwsmeriaid busnes sydd heb eu rheoli gan ddeddfwriaeth gofrestru; dyma ein gwasanaethau anstatudol. Wrth ddarparu’r gwasanaethau hyn, rydym yn casglu ac yn prosesu gwybodaeth bersonol am ddeiliaid cyfrifon ac yn rhoi mynediad i wybodaeth gyfyngedig o’r gofrestr.

Wrth gyflenwi’r gwasanaethau hyn, rydym wedi penderfynu bod prosesu yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi ei freinio yn CTEF. Cewch wybodaeth fanwl am y gwasanaethau hyn a sut i gael rhagor o wybodaeth amdanynt trwy’r cysylltau canlynol:

Property Alert Bydd deiliaid cyfrif yn derbyn rhybudd ebost am weithgarwch sylweddol ar eiddo, fel morgais newydd. Mae’r gwasanaeth hwn yn helpu i atal twyll eiddo.
Gwasanaeth Charge Validation Mae rhoddwyr benthyg morgeisi yn defnyddio’r gwasanaeth hwn i wirio a dilysu eu portffolios morgais. Mae’r wybodaeth bersonol a ddarperir gan roddwyr benthyg yn cael ei chroeswirio yn erbyn ein cofrestri ar gyfer cywirdeb a dilysiad.
Gwasanaeth Data Sync   Mae rhoddwyr benthyg morgeisi yn defnyddio ein gwasanaeth i gael hysbysiad o gofrestriadau a rhyddhadau morgeisi.
Polygon Plus Mae’r gwasanaeth hwn yn galluogi defnyddwyr i weld terfynau daearyddol teitlau cofrestredig a chael mynediad i wybodaeth berchnogaeth ar gyfer pob ardal.
Gwasanaeth Register Extract Dyma ein gwasanaeth busnes-i-fusnes lle gall defnyddwyr Business Gateway wneud cais i gael cofnodion cofrestr penodol ar ffurf XML.
Gwasanaeth Volume Register Gwasanaeth sy’n caniatáu mynediad i swmpgyflenwad o wybodaeth o’r gofrestr lle mae hyn yn fwy nag 20 eiddo.

Gwybodaeth bersonol y gallwn ei chasglu a’i phrosesu

Rydym yn casglu ac yn prosesu mathau gwahanol o wybodaeth bersonol, yn seiliedig ar ein hanghenion penodol.

Gallwn gasglu eich gwybodaeth bersonol pan fyddwch yn:

  • gwneud cais
  • creu cyfrif i gael mynediad i’n gwasanaethau
  • cysylltu â ni trwy ebost, ffôn, neu ffurflenni ar-lein
  • ymweld â’n gwefan ar GOV.UK
  • ymweld â’n swyddfeydd (gall data gael ei gasglu mewn cofnodion ymwelwyr a theledu cylch cyfyng)
  • cydsynio i farchnata neu gofrestru ar gyfer ein cylchlythyrau
  • cymryd rhan mewn ymchwil defnyddwyr
  • gwneud cais am swydd, gan gynnwys gwiriadau cyn cyflogaeth neu yn ystod cyflogaeth,
  • cyflenwr neu ddarparwr gwasanaeth
  • darparu gwybodaeth ariannol
  • cael eich enwi o fewn unrhyw gais a dogfennau cysylltiedig

Sut rydym yn casglu eich gwybodaeth bersonol

Gallwn gasglu neu ddilysu eich gwybodaeth bersonol o’r ffynonellau canlynol, gan gynnwys:

  • yn uniongyrchol gennych
  • gan eich cynrychiolydd enwebedig, h.y. unrhyw drydydd parti wedi ei awdurdodi i weithredu ar eich rhan, megis cyfreithiwr, trawsgludwr, morgeisai, neu asiant
  • Tŷ’r Cwmnïau
  • Cofrestr Etholiadol
  • cyrff proffesiynol a rheoleiddio
  • y Gwasanaeth Ansolfedd
  • asiantaethau cyfeirio credyd
  • banciau a chyrff ariannol gan gynnwys rhoddwyr benthyg morgeisi
  • adrannau eraill y llywodraeth
  • awdurdodau lleol (ac awdurdodau tarddiadol eraill)

Sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol

Mae casglu a phrosesu eich gwybodaeth bersonol yn angenrheidiol er mwyn:

  • cydymffurfio â’n dyletswydd statudol i gynnal y Gofrestr Tir a chofrestri a chronfeydd data statudol cysylltiedig
  • darparu gwasanaethau anstatudol
  • galluogi bilio ac adennill ffïoedd
  • darparu gwasanaeth cwsmeriaid ac ymateb i anghenion cwsmeriaid
  • gwella profiad cwsmeriaid
  • bodloni ein rhwymedigaethau fel cyflogwr
  • cynorthwyo gorfodi’r gyfraith i atal a chanfod troseddau
  • cynorthwyo CTEF i atal, canfod ac ymchwilio i weithgarwch twyllodrus, gan gynnwys twyll cofrestru
  • hyfforddi technolegau Dysgu Peirianyddol (Deallusrwydd Artiffisial) i awtomeiddio a gwella gwasanaethau
  • darparu cyfathrebiadau marchnata gyda chydsyniad cwsmeriaid

Gyda phwy y gallwn rannu eich gwybodaeth

Mae CTEF yn Awdurdod Cymwys o dan Ddeddf Diogelu Data 2018, a gall rannu gwybodaeth â sefydliadau eraill, megis asiantaethau gorfodi’r gyfraith, a chyrff rheoleiddio. Gallwn hefyd rannu gwybodaeth â sefydliadau gwrth-dwyll penodol fel y nodir yn adran 68 o Ddeddf Troseddau Difrifol 2007. Mae’r cyfnewid gwybodaeth yma yn allweddol i atal a chanfod troseddau megis twyll eiddo ac yn helpu i ymchwilio i gynlluniau bancio tir.

Byddwn yn rhannu eich gwybodaeth bersonol â sefydliadau eraill dim ond pan fydd yn angenrheidiol ac yn gyfreithlon. Gall y sefydliadau hyn gynnwys:

  • adrannau ac asiantaethau’r llywodraeth
  • awdurdodau lleol
  • cynrychiolwyr cyfreithiol
  • cyrff rheoleiddio a gorfodi
  • yr heddlu ac asiantaethau gorfodi’r gyfraith
  • llysoedd a chyrff barnwrol
  • cyrff atal twyll
  • sefydliadau penodedig sy’n prosesu gwybodaeth ar ein rhan
  • yr Archifau Cenedlaethol
  • Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth

Trosglwyddiadau Rhyngwladol

Pan fydd y sail gyfreithiol gennym i drosglwyddo data personol i drydydd partïon y tu allan i’r DU, gan gynnwys y rhai sy’n prosesu data ar ein rhan, byddwn yn sicrhau bod mesurau diogelu priodol yn eu lle yn unol â safonau GDPR y DU.

Am ba mor hir rydym yn cadw eich gwybodaeth bersonol

Bydd gwybodaeth bersonol yn cael ei chadw dim ond cyhyd â bod sail gyfreithlon dros ei chadw. Fel arfer bydd gwybodaeth o’r gofrestr yn cael ei chadw am gyfnod amhenodol fel rhan o gofnodion cyhoeddus, yn unol â’n rhwymedigaethau statudol. Caiff cyfnodau cadw ar gyfer mathau eraill o gofnodion eu pennu yn seiliedig ar anghenion busnes parhaus a chyfreithiau neu bolisïau’r llywodraeth sy’n gymwys.

Yr hyn a ofynnwn gennych

I gadw’r wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch yn gyfredol, rhaid ichi:

  • roi gwybodaeth gywir inni
  • rhoi gwybod inni am unrhyw newidiadau, megis cyfeiriad cysylltu newydd (a elwir hefyd yn ‘gyfeiriad ar gyfer gohebu’)

Eich Hawliau

Mae cyfraith Diogelu Data yn rhoi hawliau penodol i unigolion o ran rheoli eu gwybodaeth bersonol.

Byddwch yn ymwybodol, o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002, ei bod yn ofynnol yn ôl y gyfraith i’r Cofrestrydd Tir wneud gwybodaeth o’r gofrestr ar gael i’r cyhoedd ei gweld. Felly, pan fyddwn yn prosesu gwybodaeth bersonol at y diben hwn, caiff eich hawliau eu cyfyngu yn unol â Pharagraff 5 o Atodlen 2 Rhan 1 o Ddeddf Diogelu Data 2018:

The listed UK GDPR provisions do not apply to personal data consisting of information that the controller is obliged by an enactment to make available to the public, to the extent that the application of those provisions would prevent the controller from complying with that obligation.

Mae hyn yn cynnwys:

  • y gofyniad i ddarparu ‘rhybuddion preifatrwydd’ i unigolion
  • y gofyniad i ddarparu data personol a gedwir yn y gofrestr mewn ymateb i geisiadau mynediad at ddata gan y testun
  • y gofyniad i gywiro data personol lle mae’n anghywir
  • y gofyniad i gydymffurfio â cheisiadau i gael ‘eich anghofio’
  • y rhan fwyaf o egwyddorion GDPR y DU

Nid yw hyn yn cynnwys gwybodaeth bersonol arall a brosesir at ddibenion gwahanol. I arfer eich hawliau data, cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data. Byddwn yn cydnabod ceisiadau ac yn ymateb o fewn yr amserlen gyfreithiol.

Eich hawl mynediad (mynediad at ddata gan y testun)

Mae hawl gennych gael copi o’ch gwybodaeth bersonol a gedwir gennym.

Mae gwybodaeth bersonol yn y gofrestr teitl ar gael i’w harchwilio o dan ddeddfwriaeth gofrestru ac wedi ei heithrio rhag cael ei datgelu o dan fynediad at ddata gan y testun.

Eich hawl i gywiro

Mae gennych hawl i ofyn i’ch gwybodaeth bersonol gael ei chywiro os yw’n anghywir neu’n anghyflawn.

Mae ceisiadau yn ymwneud â chamgymeriadau yn y gofrestr teitl yn cael eu hystyried o dan ein gweithdrefnau statudol sydd i’w gweld yn ein deddfwriaeth gofrestru. Ar gyfer y materion hyn, dylech gyflwyno cais yn amlinellu manylion y camgymeriad penodol. Darllenwch yma ble i wneud cais.

Eich hawl i ddileu

Mae gennych hawl i ofyn i’ch gwybodaeth bersonol gael ei dileu o dan rai amgylchiadau. Bydd yr hawl i ddileu yn gymwys dim ond pan nad oes angen cyfreithlon inni gadw eich gwybodaeth mwyach. Ni fydd yr hawl hon yn gymwys lle mae’n ofynnol yn gyfreithiol i Gofrestrfa Tir EF gynnal a darparu mynediad i wybodaeth bersonol a gofnodwyd yn ein cofrestri cyhoeddus.

Eich hawl i gyfyngu prosesu

Mae gennych hawl i ofyn inni roi’r gorau i ddefnyddio’ch gwybodaeth bersonol, ond mae’r hawl hon yn gyfyngedig lle mae gwybodaeth wedi ei chofnodi yn ein cofrestr.

Eich hawl i wrthwynebu

Mae gennych yr hawl i wrthwynebu defnyddio’ch gwybodaeth bersonol mewn amgylchiadau penodol, gan gynnwys marchnata uniongyrchol. Lle gallwn ddangos rhesymau cyfiawn dros brosesu’r data fel rhan o’n tasg gyhoeddus, er enghraifft, wrth gynnal cofrestrau cyhoeddus, efallai na fydd yr hawl hon yn gymwys.

Eich hawliau yn ymwneud â gwneud penderfyniadau a phroffilio awtomatig

Nid yw CTEF yn defnyddio prosesau gwneud penderfyniadau awtomatig nac yn cynnal unrhyw fath o broffilio gan ddefnyddio eich data personol.

Cwynion

Os ydych yn credu ein bod wedi methu â chydymffurfio â’n cyfrifoldebau diogelu data, cysylltwch â ni yn dataprotection@landregistry.gov.uk.

Os ydych yn anfodlon â’n hymateb i’ch cwyn, gallwch uwchgyfeirio’r mater i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, sef awdurdod goruchwylio’r DU ar gyfer materion diogelu data.

Mae cyfeiriad a manylion cysylltu Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth i’w gweld isod:

The Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Ffôn: 0303 123 1113

Gwefan: www.ico.org.co.uk

Gallwch gwyno gan ddefnyddio’n ffurflen gwyno ar-lein, dros y ffôn neu trwy’r post. Darllenwch am sut i wneud cwyn.

Cynnwys